لذلك، يُنظر إلى الخطط التشغيلية على أنها عمل إداري يطبق ويتابع داخليًا من قبل كل إدارة لضمان تحقيق الأعمال والمستهدفات الواردة في الخطط التنفيذية وهي بذلك تعد أحد أهم الأدوات الرئيسية التي تمكن العاملين في الإدارة على إنجاز ما تم اعتماده من مبادرات تنفيذية.

وتمر عملية وضع الخطة التشغيلية بعدة مراحل يأتي في مقدمتها الإجابة على الأسئلة الصانعة لفحوى الخطة مثل: ما هو وضع العمل حاليًا؟ ما هي الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة؟ كيف تنفذ هذه الأهداف بأفضل الطرق؟

بعد طرح هذه الأسئلة سوف يقف المخططون على قاعدة بيانات صلبة تمكنهم من البدء في إعداد المسؤولين عن التنفيذ وما يتضمنه هذا الإعداد من تدريب ورفع كفاءة وتهيئة للمهام المنوطة بهم في الخطة.

من الضوابط الهامة لنجاح الخطط التشغيلية في المؤسسات توسعة دائرة التشاور حولها مع مديري الإدارات والأقسام والمسؤولين المعنيين بالتنفيذ.

وذلك للتأكد من قدرة هذه الإدارات على تنفيذ المهام طبقًا للجدولة الزمنية المعتمدة، والتأكد من جودة الترابط بين الخطوات والإجراءات العملية الواردة في الخطط التشغيلية، والتأكد من عدم التداخل والازدواجية بين الخطوات والإجراءات التشغيلية المرتبطة بالمبادرات التنفيذية، وكذلك التأكد من التزام عناصر الخطة التشغيلية بمواصفات الجودة والتكلفة المعتمدة في الخطط التنفيذية.

ومع بدء التنفيذ يُنظر إلى المتابعة على أنها العنصر الأكثر أهمية لضمان نجاح الخطة التشغيلية ومن هنا فإن تحديد آلية لرفع التقارير الدورية وأنماط المتابعة وتفعيل البريد الصاعد والوارد سوف يكون داعمًا لاستمرار التنفيذ بدقة وكفاءة مع القدرة على التعامل السريع مع أي عوائق تظهر أثناء العمل.

في مرحلة متقدمة من الخطة ينبغي أن تكون هناك جلسات مباشرة بين مديري الإدارات وبين المنفذين لمناقشة ما قاموا بتنفيذه من خطوات وإجراءات تشغيلية وما قدموه من معلومات في التقرير الشهري حول كفاءة وفعالية التنفيذ والمشكلات المصاحبة وأسبابها الكامنة والحلول المقترحة لمعالجتها.