إدارة وتيسير ورش العمل

دليل مهني متخصص يحوي أكثر من 350 فكرة إجرائية

بين يدي الكتاب:

هذا الكتاب يجمل لنا الكثير من الأفكار الإجرائية لكيفية تيسير ورش العمل بعدة طرق وأساليب وأدوات متخصصة، ونتعرف من خلاله أيضا على أنواع ورش العمل وأهميتها وأغراضها ودور الميسر داخل ورش العمل، وغير ذلك من المفاهيم ذات الصلة.

تمهيد:

 ورشة العمل هي فعالية بمشاركة أكبر عدد من المهتمين بموضوع ما من أجل مناقشته وتطويره بشكل علمي ومحضّر له مسبقا.

ولكي نعرف مفاهيم ورش العمل بشكل أكبر لابد لنا من أن نوضح ماهية ورش العمل.

بداية سنتعرف على "مجموعات التركيز" وهي مجموعات منتخبة عددها من 5 إلى 10 أفراد يقومون بمناقشة موضوع اعتمادا على المشاعر في فترة زمنية مدتها من ساعة لساعتين على الأقل.

وهي تختلف بمفهومها عن حلقات النقاش والتي تعرف بأنها اجتماع عدد من العقول في حلقة لنقاش ودي جماعي حول أمر ما للوصول إلى نتيجة معينة، وتعتبر جزءًا من فعاليات ورشة العمل، ومدتها أقل.

حسنا ما هي أهم سمات ورش العمل؟

تتسم ورش العمل باهتمامها بالمشاركين، وذلك لقلة العدد نسبيا. وفيها زيادة وأريحية في مساحات التقارب ما بين الأعضاء. لذلك يمكن إدارة كل مجموعة على حدة ويكون هناك جو من التفاعل والنشاط، وغالبا أسلوبها غير رسمي، والوقت المقدر للورشة عادة ما يكون قصيرا. ومن مخرجاتها أن المشارك يتعلم مهارات جديدة ويكتسبها، ونرى فيها تجمعا للمختصين والخبراء. ويمكن أن نقسم الورشة لعدة جلسات تبعاً للأهداف المعدة لذلك.

إذن، ما هي أهمية وأغراض ورش العمل؟

تكمن أهمية ورش العمل في أنها مناسبة مثالية لتبادل الخبرات وتحسين بناء الرؤى والحلول المتكاملة، وأيضا دمج الشباب وإكسابهم الخبرة بشكل عملي. ومن خلال الورش يمكن الاستفادة من خبرات الآخرين وتسهيل العمل الجماعي وكذلك تحفيز تنمية المهارات. وتسهم ورش العمل أيضا في تقوية الروابط بين المشاركين.

أما أغراض ورش العمل فهي متعددة. منها الغرض المعرفي والذي يتم من خلال عدة عمليات وهي التذكر والتحليل واتخاذ القرار، ومنها غرض تعليم المهارة بحيث تركز الورشة على الأنشطة، وبغرض مناقشة الأفكار والمفاهيم يتم الحديث حول مفهوم قديم لتوحيد الأفكار، وهناك غرض تقديم أفكار جديدة، وأيضا غرض الدعم النفسي وبناء الألفة والذي يخصص للفئات الضعيفة في المجتمع.

ما هي أنواع ورش العمل؟

تصنف ورش العمل حسب الهدف إلى ورش تبادل الخبرات وورش حل المشكلات، وحسب العدد تصنف ورش العمل إلى صغيرة و(ما بين 8 إلى 12 مشارك) ومتوسطة (تصل إلى 25 مشارك) وكبيرة (تزيد عن 25 مشارك)، أما حسب المدة الزمنية فهناك ورش العمل القصيرة (ما بين 45 إلى 90 دقيقة) وهي مناسبة للتعارف ويصعب تعلم مهارات خلالها، وهناك ورش العمل المتوسطة (ما بين 90 دقيقة إلى 3 ساعات) وتسمح بمعالجة الأفكار بعمق ويمكن منة خلالها تعلم المهارات وإدخال أنشطة لكسر الملل، أما ورش العمل الطويلة (أكثر من 3ساعات) فتسمح بالتعمق في الموضوع وصقل المهارات.

استخدامات ورش العمل:

 تستخدم ورش العمل عادة في التدريب المبدئي للأعضاء، وتقديم حلول شاملة، وتبني فكر جديد، في ظل وجود شخصيات نرغب بنقل خبراتها، وكذلك نستخدمها في تقويم أو دراسة الأفكار واستشراف رؤى المختصين وتوليد أفكار جديدة.

تخطيط ورشة العمل:

بداية يجب أن يكون هناك فريق عمل للتخطيط، وعادة ما يكون من بين 3 إلى 5 أعضاء بينهم ممثل عن المؤسسة المعنية وخبير بالورش إضافة إلى متخذ القرار ومقدّم الدعم اللوجستي. ومهمة الفريق الاجتماع وتحديد محاور ومعالم الورشة وأهدافها.

والأهداف التي توضع للورشة يجب أن تكون واضحة وواقعية وقابلة للقياس والتقييم ومجدولة زمنيّاً. كما يدب أن يتم رسم خريطة للتنفيذ، وتحديد مدة الورشة وعدد الجلسات وزمن كل جلسة، ومحتوى الجلسات، وجدول الورشة. وحتى نحل مشكلة ضيق الوقت علينا أن نحدد بشكل واضح وقت النقاش وموعد اقتراحات المشاركين.

ولتحديد هوية الورشة نقوم بتحديد المفاهيم الرئيسية لذلك والاستراتيجيات المقترحة، مع مراعاة ارتباط الاستراتيجية بالهدف والتزام استراتيجيات متنوعة سهلة، وتدوين المعلومات من خلال التسجيل الصوتي والمرئي والكتابة والقصاصات الورقية والخرائط الالكترونية، ويراعى في طريقة توزيع المشاركين أن يكون هناك تكافؤ في المجموعات وإبلاغ الميسر لحضور الجلسة بآلية التوزيع.

وبعد ذلك كله يأتي توظيف مخرجات الورشة من خلال مراجعة النتائج وإعداد ملخص تنفيذي وإعلامي وتقرير مفصل وتقييم ملاءمة الخطوات للأهداف.

ويُعدّ ميسر الورشة العنصر الأهم ويجب أن يمتلك مهارات عالية ويكون ذا خبرة بموضوع الورشة ويمتلك المرونة وضبط النفس وأن يكون متسامحا في نفس الوقت ويحترم المشاركين ويحافظ على مستوى طاقة عالي وأن يكون متقبلاً للمشاعر.

ولاختيار مشاركين فاعلين بالورشة يجب أن يكونوا ضمن التخصصات المطلوبة ويتمتعون بالخبرة وأعمارهم مناسبة لحضور الورشة.

ومكان عقد الورشة من المهم أن يكون بعيدا عن الازعاج وقريبا من خدمات السكن ويجب أن يكون مناسبا لبيئة التدريب وطريقة الجلوس في مجموعات. ويقوم بهذه المهمة الفريق اللوجستي إضافة إلى توجيه الدعوات للمشاركين والتواصل معهم، وارسال رسائل للتذكير بالورشة، وتنظيم عملية استضافة المدعوين، وتجهيز المطبوعات اللازمة، والتنسيق مع المصورين، والتأكد من جاهزية القاعة، واستقبال المشاركين، والتأكد من تسجيل الحضور، وتجهيز الضيافة، ومساندة ميسر الورشة وتوزيع استمارات التقييم.

وعادة ما يتم توفير الموازنة المالية لورشة العمل من خلال تمويل ذاتي وتمويل خارجي.

وتبدأ الورشة بالتعريف بخبرات كل شخص، والترحيب بالجميع، وذكر أهداف الورشة، والتعارف بين المشاركين، ومن ثم وضع قواعد الورشة والمفاهيم الرئيسية قبل البدء، وتوزيع الملف الخاص بالورشة. وعادة ما تبدأ الورشة بنشاط تفاعلي يستغرق من 5 إلى 7 دقائق.

التحمس ومتابعة الوقت أثناء الورشة عنصر أساسي في نجاحها، إضافة إلى توزيع فرص النقاش بكفاءة. أيضًا من الضروري أثناء الورشة تغطية المحتوى الكامل للموضوع قيد المناقشة، ولابد من ترك وقت لطرح الأسئلة والإجابة عنها بعد كل نشاط. ومن الأساليب التي تعطي الورشة زخمًا؛ استخدام التقنيات السمعية والبصرية. وعلى الميسر تشجيع المشاركين على ربط المحتوى بواقعهم.

على الميسِّر أيضا التركيز على النقاط الإيجابية في مداخلة كل مشارك، والحيادية، وعليه أن يحذر الاستطراد قدر الإمكان وأن يستخدم الأسئلة المحفزة وأساليب التنشيط المناسبة.

وفي نهاية الورشة على الميسر تلخيص ما قد تم التوصل إليه، وإيصال المشاعر الإيجابية للمشاركين، وإشعارهم بالإنجاز، وفتح المجال للتعليقات والاقتراحات، وقد يلزم أحياناً توزيع شهادات على الحضور.

أما ما بعد الورشة فيأتي التقييم الذي يوضح لنا نقاط القوة، ونقاط الضعف التي نحاول أن نعالجها، كما نستطيع تقييم أداء المشاركين لنعرف من خلاله الآراء المتعلقة بالورشة. والتقييم يأتي من خلال الاستبيان الورقي أو الالكتروني أو الشفهي المباشر، على مستوى المشاركين في الورشة وعلى مستوى الفرق التنظيمية والمستفيدة. وتتنوع مجالات التقييم لتشمل الأفكار والأهداف والمعارف والمهارات وأداء الأفراد وبيئة الورشة.

ويتم نشر وتسويق نتائج التقويم عن طريق إصدار تقرير ختامي ينشر على مواقع التواصل الاجتماعي ويرسل للمشاركين ورجال الأعمال.

والأهم في ذلك كله المتابعة لما بعد ورشة العمل من خلال استكمال استلام استمارات التقييم، وارسال رسالة شكر وبيانات الاتصال للجمهور، ومتابعة الفريق المعني بنتائج الورشة وإرسال تقرير الورشة إن لزم الأمر وإكمال أي إجراءات لتوديع المشاركين.

كيف يتم عمل التقرير النهائي للورشة؟

نبدأ بالحديث عن غلاف التقرير، والذي يشمل شعار الجهة والعنوان واسم معد التقرير وصفته وتاريخ كتابة التقرير والجهة الموجه لها، أما داخل التقرير فيشمل المقدمة والمحتوى والخاتمة.

والتقرير المميز يتسم بالموضوعية واللغة السليمة الواضحة والتصريح بالأسماء ويستخدم عناوين فرعية عند الحاجة.

ولإدارة ورش العمل الكبيرة لابد من التحكم بعددها الكبير من خلال جعل المجموعة تبدو صغيرة والتشجيع على المشاركة وتذكر أسماء الحضور وتقسيم هذا العدد الكبير والأهم من ذلك إدارة الوقت بذكاء وحكمة.

ذكرنا الميسِّر كثيرا في حديثنا.. فمن هو؟

هو ميسر الطريق للآخرين للتفاعل وكسب الخبرة. ويحافظ على مستوى عال من الطاقة ويتلقى المشاركات ويتفاعل معها ويدرك الفرق بين الحياد والسلبية ويقترح أفكارا تبتعد عن السلبية. أما دوره الأساسي فيكمن في مساعدة المشاركين على الشعور بالراحة وتبادل الأفكار وتيسير النقاشات والتأكد من الموضوعية والحفاظ على عملية تعلم فعالة وحل الخلافات إن وقعت وكذلك تجهيز الأدوات اللازمة.

ولإنجاز العمل بشكله الصحيح لابد للميسر من التخطيط والتهيئة والملاحظة والاستماع بشكل جيد والتدخل إن لزم الأمر وإنهاء الورشة.

وبذلك فهو يمتلك فن إدارة وتكوين وبلورة الحوار بين المجموعات كما يمتلك مهارات التواصل مع المشاركين من حيث وجود تقنيات الاستماع الجيد والإنصات لما يتحدث به المشاركين. أيضاً، تقليل الحركة الملفتة وتلخيص كلام المتحدث والتوافق مع حالته النفسية وتشجيعه على الكلام جميعها من الفنون التي يجب أن يمتلكها ميسر للورشة. ومن خصاص الحديث المؤثر المعرفة والإخلاص والحماس والممارسة، وكذلك استخدام أسلوب وهدف خاص للحديث وتحديد طبيعة المشاركين قبل التحدث معهم. وهناك التواصل الغير لفظي والذي يتكون من لغة الوجه والعيون معاً،

وعلى الميسّر إجادة استخدام الأسئلة، فمنها الأسئلة المفتوحة والممتدة والأسئلة الخاصة بتشجيع التفاعل والأسئلة الخاصة بتطوير المشاركة وأسئلة التفكير في التفكير. ومن المبادئ الأساسية عند استخدام الأسئلة طرح السؤال على الجميع قبل اختيار المجيب وانتظار 10 ثواني بعد طرح السؤال، وتوزيع الأسئلة بين المشاركين والحرص على سماع المشاركات. وتعامل الميسر مع المشاركات يكون من خلال احترامهم وتجنب السخرية وتقدير قيمة السؤال واشراك المشاركين في الإجابة. وعلى الميسّر استخدام التعزيز الجزئي وهو تتنوع ما بين التعزيز الإيجابي الشفوي والتعزيز الإيجابي غير الشفوي والتعزيز الجزئي والتعزيز المؤجل والتعزيز بالتغذية والمعززات الرمزية والتعزيز السلبي.

وهناك طرق عديدة لتوليد الأفكار منها أداة "سكامبر" وطريقة "ماذا لو؟" وطريقة "التفكير بالمقلوب" وطريقة "الكلمة العشوائية" وأسلوب "العصف الذهني" الذي يبدأ بطرح شامل للمشكلة ومن ثم بلورتها وإثارة الأفكار وتقييمها ومن ثم تنفيذ هذه الأفكار.

والعوامل التي تعمل على نجاح أسلوب العصف الذهني كثيرة، منها خلق جو من المتعة وقبول الأفكار الجديدة والتمسك بقواعد العصف الذهني والإيمان بفاعلية هذا الأسلوب وموضوعية الجلسة وكذلك تدوين الأفكار.

وتتركز مهمة الميسر الأساسية في إحياء الورشة بأفكاره وشكر المشاركين على مشاركتهم، وتكوين مجموعة لتقييم الأفكار وتقويم الأفكار المتولدة ودمج الأفكار المشابهة وتطويرها وترتيب الأفكار حسب الأهمية واستقبال أي ملاحظات على التقرير النهائي للورشة.

ما هو أسلوب العصف الكتابي؟

يأتي هذا الأسلوب نتيجة إخبار المشاركين قبل الاجتماع بموضوع النقاش ومن ثم تقسيمهم إلى مجموعات من 4 إلى 6 ـأشخاص ويُطلب من كل مشارك كتابة فكرة واحدة في كل عمود، ثم تدور الأوراق بين المجموعات ويطلب من كل مشارك كتابة أفكار جديدة أو تطوير المكتوبة، ثم تدور الأوراق، وهكذا ثم تجمع الأوراق ويتم فض المجموعات ثم كتابة وتصنيف الأفكار الواردة، وبعدها يجتمع المشاركون في مجموعة واحدة ويتم تقويم الأفكار ومحاولة دمجها ويتم إعطاء كل فكرة درجة للتقويم واختيار أفضل فكرة.

ويتم وضع المميزات أو الأفكار في قائمة محاولة لتطويرها، ويمكن فتح باب للنقاش في ذلك. وعادة ما تكون الأفكار التي تدون هي التي تدعم موضوع الورشة. وتُعرض هذه الأفكار على شكل خريطة ذهنية تسهل على الميسر التدوين فهو لا ينشغل بهذا الأمر، ويتم عرض نتائج الورشة بعد كل جلسة.

ومن أهم الفواصل التنشيطية خلال الورشة؛ طرح الألغاز والقصص وربط تلك القصص بموضوع الورشة وتوظيفها لإثارة الحوار، وتناول فكرة واحدة داخل القصة، وكذلك تجنب التفاصيل غير المؤثرة واستخدام لغة مناسبة للمشاركين. وتعتبر الأفلام والمقاطع المرئية القصيرة من أهم الفواصل التنشيطية أيضا، ويتم فيها مراعاة ترابط الموضوع بالورشة ويجب ألّا تتعدى 4 دقائق يتاح التعليق بعدها للحضور. أيضّا، الألعاب الحركية والذهنية مهمة في وقت الفاصل، على أن يراعى الوضوح. ومن الفواصل؛ استعمال الصور والرسومات كوسيلة إيضاح تسهل فهم الموضوع أكثر، واستخدام أدوات وأساليب ورش العمل مثل السبورة الورقية والكتابة والأقلام الغامقة والكتابة بخط واضح وأن نجعل لكل ورقة عنوانا واحدا مع ضرورة أن تقتصر الورقة الواحدة على 12 سطرا، ويجب قدر الإمكان الاقتصاد في استخدام الكلمات المختصرة أو الأجنبية واستخدام أقلام ملونة عند الحاجة وإضافة رموز وأشكال لشرح المعلومة.

ومن أهم أدوات تقييم أفكار ونتائج الورشة؛ أسلوب "دلفاي". وهو أسلوب مصمم بطريقة علمية لاستطلاع رأي الخبراء حول موضوع ما، باستخدام الورقة والقلم والحاسب الآلي، وفقًا للخطوات التالية:

بداية يتم تحديد المشكلة المراد مناقشتها ومن ثم تحديد الهدف من تقييمها وتحديد نوع الخبراء واختيارهم وإعداد استبيان بصورة مفتوحة، ومن ثم توزيع الاستبيان على الخبراء والحصول على نتائجه وتفريغه وتوزيعه في صورته المغلفة على نفس الخبراء، وتحليل الاستبيان وتجميع النتائج وتحليلها، ومن ثم يتم وضع التصور المستقبلي وفق النتائج.

وهناك أيضا التقويم بواسطة فريق خارجي تقوم فكرته على التقويم بالأسئلة السبعة، وهي:

أ. هل الفكرة إبداعية؟

ب. هل هناك فائدة حقيقية من الفكرة؟

ج. هل يمكن إقناع الآخرين بالفكرة؟

د. هل يمكن تحقيق الفكرة؟

ه. هل هناك سلبيات في الفكرة؟ وهل سلبياتها أكبر من الإيجابيات؟

و. هل هناك أشياء مثيرة بالفكرة؟

ز. هل الفكرة واقعية؟

ومن جانب آخر فإن الإدارة الاستراتيجية لورش العمل تسهم في تعلم المشاركين واستثارة ذهنهم وتحفيزهم على تنظيم طريقة الحصول على المعلومات وإدارة الوقت بشكل جيد. وهذه الاستراتيجيات هي:

1.      تحليل نقاط القوة والضعف.

2.      استراتيجية فكر-قارن-شارك.

3.      استراتيجية اقرأ-قارن-ناقش.

4.      استراتيجية فكر-قارن-شارك (مجموعات).

5.      استراتيجية فكر-اكتب-قارن-شارك.

6.      استراتيجية "لماذا".

7.      استراتيجية المقابلة الثلاثية الخطوات.

8.      استراتيجية التعليم والنقاش المتبادل.

9.      استراتيجية مندوب التدريب والتعليم.

10.  استراتيجية "جيفسو".

11.  استراتيجية الحالات الدراسية: كيف؟ وماذا؟ ولماذا؟

والمبادئ الأساسية لكتابة دراسة الحالة تتم من خلال تحديد المفاهيم المراد إثارتها، والبحث الميداني عما يمثل الظاهرة واقعيا، وانتقاء أحد المواقف الفعلية، وكتابة الحالة الدراسية، وكذلك صياغة الحالة بالماضي، ووضع أسئلة لتحليل الحالة. ويتم التعامل مع دارسة الحالة من خلال تحديد الموضوع وقراءة النص وفهمه وتحليله وطرح السؤال المحوري، وتعرض المجموعة بعد ذلك وجهة نظرها.

أما استراتيجية حل المشكلة تفكون بداية بتحديد مفهوم المشكلة وجمع البيانات حولها واقتراح الحلول لها ومناقشة الفرضيات واختيار الحل ومن ثم تطبيقه.

سيكولوجية ورش العمل:

من الأمور التي تجب مراعاتها لتحسين أجواء ورش العمل؛ تدعيم الحوار بين المجموعات، والحذر مع المشاركين الكبار الذين عادة ما  يعتدون بأفكارهم، وتجنّب السخرية، وعدم الإطالة تجنبا للملل، والمرح لدعم المناقشة الودية، وعدم الجلوس 30 دقيقة متواصلة، وتقليل المقدمات، والسماح للمشاركين بالتعبير عن آرائهم ليتقبلوا رأيك، والتذكير بمخطط الورشة الكلي وربطه بالأجزاء، والتنويع في أسلوب الحوار والنقاش، وإتاحة الفرصة للمجموعات لتوزيع الأدوار فيما بينها، واستشارتها في كيفية تسيير الورشة حال حدوث تشويش وإزعاج من أحدهم.

وللتعامل مع الشخصيات الصعبة؛ استمع لمشاركاتهم وتابع الورشة دون تعليق، واطلب من المبالغين في إثبات ذواتهم التحدث عن تجربتهم وقت الاستراحة، أو قم بإجراء تغيير في المجموعات، وتحلّ بالهدوء أمام المشاركين المعارضين ولا تشخصن الحوار معهم ولا تمنعهم الحديث. وفيما يلي مقترحات لزيادة فاعلية المشاركين وتحجيم الشخصيات الصعبة:

·       شجعهم على التحدث في مجموعات صغيرة.

·       استخدم استراتيجية فكر-قارن-شارك.

·       اطلب مشاركتهم فيما يتعلق باختصاصهم.

·       استخدم أنشطة تتطلب مشاركة الجميع.

·       عزز تعليقاتهم.

·       استغل فرصة رفع أيديهم للمشاركة.

·       احترم مشاركات الآخرين كي تحفزهم.

وللتحكم في المشاركين النشطاء الذين يسيطرون على المشاركات؛ كلّفهم بمهام أثناء الورشة، والفت انتباههم لقواعد الجلسة، وكرر عبارة "نرغب في مشاركات جديدة"، وغيّر المتحدث باسم المجموعة.

ولتحفيز الحضور عمومًا على المشاركة؛ أخبرهم بما تتوقعه منهم واجعل تعليقاتهم ذات قيمة. فالإنسان يحتاج التقدير.